Kort sammanfattning
- Bokföring ska arkiveras i sju år – ett förråd är billigare än kontorsyta.
- 2 m² med hyllor rymmer 40–60 arkivkartonger.
- Kostnaden är avdragsgill driftskostnad och faktureras med org.nr och referens.
- Ingen bindningstid gör att lagret kan växa och krympa med säsongen.
Vad företag i Karlstad förvarar hos oss
- Bokföring och arkivhandlingar med lagstadgad arkiveringstid
- Säsongslager och överskottsvaror i e-handel
- Mäss- och eventmaterial: rollups, montrar, giveaways
- Verktyg, reservdelar och utrustning mellan uppdrag
- Möbler och inredning som sparas mellan lokalbyten
Räkna på skillnaden
Ta din kontorshyra per kvadratmeter och år, och jämför med förrådshyran per kvadratmeter och år. För de flesta verksamheter är skillnaden så stor att fem kvadratmeter frigjord kontorsyta betalar förrådet flera gånger om.
Lägg också in värdet av ett kontor som fungerar bättre: färre pärmar i mötesrummet och mer plats för människorna som faktiskt arbetar där.
Arkivering – tänk på det här
Räkenskapsinformation ska enligt bokföringslagen arkiveras i sju år och förvaras varaktigt och lätt åtkomligt. Ett låst, torrt inomhusförråd med kontrollerat tillträde uppfyller normalt kraven bra.
Märk kartongerna med år och innehåll, och gör en enkel förteckning som ligger digitalt. Det tar en halvtimme och sparar en halv dag när revisorn frågar.
Faktura, moms och bokföring
Företag får faktura med moms, OCR-nummer och organisationsnummer, och alla fakturor finns samlade på Mina sidor. Förrådshyran bokförs normalt som en avdragsgill driftskostnad – stäm av med din redovisningskonsult.
Behöver ni flera förråd tar vi fram ett samlat upplägg med ett tydligt månadspris och en faktura.
Flexibilitet framför bindningstid
Verksamheter förändras. Därför hyr vi ut månadsvis med en månads uppsägningstid – ni kan skala upp inför högsäsong och ner igen efter, utan att förhandla om nytt avtal varje gång.
Praktiskt vid in- och utlastning
Lastzonen ligger intill entrén, det finns vagnar att låna och parkering på plats. Tillträde alla dagar 06.00–22.00 med personlig kod betyder att leveranser och hämtningar kan ske utanför kontorstid.
Arkivering enligt bokföringslagen
Räkenskapsinformation ska enligt bokföringslagen bevaras i sju år efter utgången av det kalenderår räkenskapsåret avslutades. Det gäller verifikationer, avtal, årsredovisningar och annat underlag – oavsett om verksamheten är stor eller liten.
Materialet ska förvaras varaktigt, ordnat och på ett betryggande sätt. Ett låst, torrt och uppvärmt förråd med kameraövervakade allmänna utrymmen uppfyller det, medan en fuktig källare eller ett kallgarage inte gör det.
- Märk varje arkivkartong med räkenskapsår och innehåll.
- Placera kartongerna på hyllor eller pall, aldrig direkt på golvet.
- För en enkel arkivförteckning så att rätt år går att hitta på minuter.
- Gallra året som passerat sjuårsgränsen – och dokumentförstör.
Förråd som litet lager för e-handel
För en växande webbutik är steget från förrådet hemma till en riktig lagerlokal ofta för stort och för dyrt. Ett förråd på 3–4 m² tar emellan: du får hyllor, jämn temperatur, egen kod och en fast månadskostnad som inte kräver treårskontrakt.
- Skala upp inför jul- och realisationssäsong och ned igen efter.
- Håll returer och emballage separerat från säljbart lager.
- Använd samma kartongformat för att maximera hyllutnyttjande.
- Fotografera hyllorna som ett enkelt visuellt lagersaldo.
Vad kostar företagsförråd jämfört med kontorsyta?
| Alternativ | Ungefärlig kostnad | Kommentar |
|---|---|---|
| Kontorsyta i Karlstad | 1 800–2 800 kr/m²/år | Ofta 3-årsavtal |
| Företagsförråd 2 m² | 7 140 kr/år totalt | Månadsvis, uppsägning 1 mån |
| Företagsförråd 4 m² | 11 940 kr/år totalt | Månadsvis, uppsägning 1 mån |
Administration och fakturering
- Faktura med organisationsnummer, referens och OCR – klar att bokföra.
- Alla fakturor och avtal samlade på Mina sidor för åtkomst av flera medarbetare.
- Flera personer kan ha egen portkod till samma förråd.
- Skalning upp eller ned utan avgift när behovet förändras.
Vanliga frågor
- Kan flera anställda ha tillträde?
- Ja, hör av dig så löser vi personliga koder till de medarbetare som behöver komma in.
- Går det att hyra flera förråd?
- Ja. Vi samlar dem på en faktura och tar fram ett gemensamt månadspris.
- Är förrådet lämpligt för arkivhandlingar?
- Ja, det är ett torrt inomhusutrymme med eget lås och kameraövervakade allmänna utrymmen.
- Hur många arkivkartonger får plats på 2 m²?
- Med hyllställning rymmer 2 m² ungefär 40–60 standardarkivkartonger, beroende på takhöjd och hur hyllorna ställs.
- Kan flera anställda ha tillgång till förrådet?
- Ja, vi kan lägga upp flera personliga portkoder till samma avtal.
- Får jag faktura med referens och OCR?
- Ja. Vi fakturerar med organisationsnummer, er referens, OCR-nummer och bankgiro.
Senast uppdaterad av Magazinerat i Karlstad.
